Dnes?
Umenie písania biznis e-mailov sa úplne vytratilo. Namiesto toho sa objavilo písanie bez interpunkcie, vynorili sa sme výkričníky, veselé žlté tváričky a to nehovoríme o správnom pravopise.
Moderná biznis etiketa často spomína elektronickú komunikáciu a jej pravidlá - tzv. NETIKETU. Ak chcete pôsobiť profesionálne, osvojte si týchto 9 pravidiel.
1. Začnite pozdravom
Ak svoj e-mail začnete s oslovením Zdravím alebo Dobrý deň, znížite tak možnosť, že by ste zneli nadradene alebo nahnevane. Jednoznačne, tento pozdrav zlepší vašu osobnú a profesionálnu reputáciu.
2. Použite spisovnú slovenčinu
Iste, tam vonku, vo svete náhlenia sa a chaosu svoje slová skracujete. No skratky na pracovisku a v biznis etikete sú neprípustné. Sú to e-mailové hriechy, ktorých sa ozaj vyvarovať.
3. Správne slová a tón
Niečo ste napísali a príjemca to pochopil celkom inak? Koľkokrát sa vás neškodný vtip dostal do problémov? Tak ako zábavné historky sa môžu v e-maily stratiť, tón môže ostať tiež nepochopený, ak chýba hlas a mimika. Váš e-mail potom môže pôsobiť úsečne či nahnevane, ak nepoužijete tie správne slová. Aby ste sa vyhli nedorozumeniu, skúste si vašu správu prečítať ešte raz a nahlas. Ak niečo znie "tvrdo", tak to tak bude znieť aj príjemcovi. Ak použijete slová ako "prosím" a "ďakujem", zjemní to celú konverzáciu.
4. Formát biznis e-mailu
Tučné kurzíva modrej farby vo veľkosti 8? Nie! Etiketa znie jasno. Pre biznis korešpondenciu vyberajte fonty, veľkosť a farby na to určené - Arial, Times New Roman sú skvelé. Čierna farba a veľkosť písma 10-12 je dobrou voľbou. Dôležité pravidlo! E-maily by mali byť v prvom rade pre príjemcov dobre a ľahko čitateľné.
5. Profesionálna e-mailová adresa
Ak ste zamestnanec predpokladá sa, že máte aj pracovný e-mail, pre pracovné záležitosti by ste mali používať ten. Ak používate osobný e-mail, mali by ste zvážiť, ako "znie" Vaša adresa. E-mailové adresy typu ako hnedoocka123@, tiger88@ či bongo85@ vyznejú veľmi neprofesionálne. Ideálne by Váš e-mail mal obsahovať meno.priezvisko aby bolo pre príjemcu hneď jasné, kto mu píše. Nikdy, skutočne nikdy pre pracovné a profesionálne účely nepoužívajte e-maily zložené z prezývok.
6. Kontrola pravopisu musí byť
Ako sa vraví, nik učený z neba nespadol a všetci robíme chyby. A presne z tohto dôvodu sa dávajú gumy na zadnú stranu ceruziek a tlačidlo „delete" na klávesnice. Chcete mať gramatiku pod palcom? Nainštalujte si doplnok gramatiky do svojho prehliadača a ešte dvakrát skontrolujte e-mail pred stlačením tlačidla 'Odoslať'. No nie len gramatika ale aj štylistika je veľmi dôležitá. "Ak bol som“ a "Ak som bol" je obrovský rozdiel, nemyslíte?
7. E-podpis
Stlačili ste „odoslať“ a zabudli ste váš e-mailový autogram? Už sa to nemusí zopakovať. Stačí, ak si v nastavíte e-mailový podpis a váš titul, meno sa vždy odošle s vašim textom. Pri pracovných e-mailoch to zvykne byť meno, pozícia, spoločnosť a kontaktné údaje (mobil, e-mail, web).
8. Dôvernosti NIE!
Vždy píšte s myšlienkou, že ostatní môžu vidieť, čo píšete. Nepíšte nič, čo nechcete aby všetci videli alebo čo by vás mohlo zdiskreditovať.
9. E-mail za pochodu a s kávou v ruke? Neposielať!
Chôdza a písanie je ozaj nebezpečná, priam vražedná kombinácia. Najmä na križovatkách, ale aj vtedy, keď sa snažíte vychutnať si šálku kávy. Na prechádzke ste rozptýlený a tak je e-mail, ktorý napíšete počas prechádzky alebo pri pití kávy často plný gramatických chýb a preklepov.
Akokoľvek sa na to pozriete – písanie e-mailu na prechádzke a jeho následné odoslanie je veľmi jednoduchý spôsob, ako si poškodiť svoju reputáciu.
S príchodom nového milénia kancelárske prostredie pocítilo uvoľnenosť, bujarosť a moderné spôsoby. No vaše profesionálne e-maily by rozhodne nemali byť bujaré. Profesionálny, čistý a zdvorilý štýl, presne ako na The Wall Street Journal.
https://www.kancelarie.sk/poradna/5-zakladnych-pravidiel-e-mailovej-etikety
https://www.huffingtonpost.com/bruce-mayhew/5-essential-email-etiquet_b_4833052.html?guccounter=1
