Budú sa preplácať - a v akej miere - služobné kilometre? Kto a v akej miere má zodpovednosť za poistné udalosti spojené s vozidlom? Aj tieto a ďalšie otázky využívania firemného fleetu riešia mnohé spoločnosti, pričom najmä tie menšie často dôležitosť car policy bagatelizujú. „Zahraničné spoločnosti a firmy s operatívnym lízingom majú väčšinou jasné pokyny, ale Car Policy má zmysel aj pre menšie firmy, kde často chýba prehľadnosť a systematickosť,“ hovorí Petra Mišovičová, Account Team manažérka Business Lease Slovakia. Spoločnosť je popredným poskytovateľom komplexnej mobility vrátane operatívneho lízingu pre fyzické aj právnické spoločnosti.
Car Policy urobí poriadok
Firemné smernice, tzv. car policy, stanovuje jasné pravidlá pre výber a nákup vozidiel, ich používanie, údržbu, či zodpovednosť za škody. „Car Policy je interný dokument, ktorý definuje pravidlá pre správu a používanie firemných vozidiel. Tento dokument je kľúčový nielen pre fleet manažérov a vedenie, ale aj pre samotných zamestnancov, ktorí autá využívajú. Napriek tomu ho mnohé firmy stále nemajú,“ konštatuje Petra Mišovičová. Car Policy v podstate pokrýva celý „život“ vozidla vo firme – od nákupu až po vyradenie, a pomáha tak firmám znižovať náklady a minimalizovať riziká spojené s používaním firemných áut. V prípade problému totiž existuje dokument, na ktorý sa dá odvolať. Čo má obsahovať?
Nákup a výber vozidiel
Dôležitým prvkom firemných smerníc sú pravidlá pre nákup áut, ako napríklad maximálna cena vozidla alebo výška mesačnej platby pri operatívnom lízingu. Väčšie firmy majú často viac kategórií vozidiel s rozdielnymi limitmi.
Výber značky pritom mnohé firmy robia s ohľadom na krajinu centrály materskej spoločnosti (napr. nemecké, francúzske značky a pod.). „Niektoré spoločnosti majú presne určené preferované značky, typy karosérií či bezpečnostné prvky. Tieto parametre môžu byť stanovené v Car Policy podľa potrieb a imidžu firmy,“ vysvetľuje. Väčšina firiem v porovnaní s minulosťou už berie ohľad aj na emisie pri výbere vozidla.
Pri operatívnom lízingu je zároveň vhodné, ak si firmy vyberajú vozidlo a výbavu s ohľadom na následnú zostatkovú, teda predajnú cenu. Platí tu totiž nepriama úmera. Čím je zostatková hodnota v kalkulácii vyššia, tým je celková mesačná platba operatívneho lízingu nižšia.
Priradenie áut zamestnancom
Pridelenie a výber vozidla tiež podlieha postaveniu zamestnanca či manažéra vo firme. „Car Policy napríklad pomáha určiť, ktorí zamestnanci majú nárok na služobné vozidlo, čo optimalizuje počet áut, ktoré firma potrebuje. Možnosťou je tiež stanoviť si rozpočtové limity na prevádzku vozidla, ako sú platby operatívneho lízingu alebo náklady na pohonné hmoty,“ vysvetľuje Petra Mišovičová.
Z praxe Business Lease Slovakia, ktorá firmám spravuje viac než 7000 vozidiel, tiež vyplýva, že kým v prípade fleetového vozidla či vozidiel pre nižší a stredný manažment určujú značku, typ motora aj vybavenie vozidla firemné smernice, benevolentnejšia je car policy v prípade vyššieho manažmentu. Pri top manažmente sa berie do úvahy reprezentatívnosť, komfort, inovácie a spoločenská zodpovednosť, ktorú top manažér aj prostredníctvom výberu vozidla prezentuje. „Je dôležité, aby bola Car Policy aktuálna a reflektovala zmeny v nákladoch a potrebách firmy. Pravidelná aktualizácia smernice je preto nevyhnutná,“ dodáva Petra Mišovičová.
Ak je vozidlo aj benefitom a firma ho poskytuje zamestnancovi i na súkromné účely, tak môže investovať aj do „komfortnej“ výbavy, resp. prihliada na špeciálne požiadavky zamestnanca. Ide napríklad o vyhrievané sedačky, bezkľúčový prístup, detská sedačka, nosič na bicykle a podobne.
Zodpovednosť vodiča
Zásadnou súčasťou Car Policy je zodpovednosť za pridelené vozidlo. Dokument jasne definuje povinnosti vodiča, rieši poistenie a zodpovednosť za prípadné škody či dopravné priestupky. „Odporúčame tiež zahrnúť postupy pre riešenie dopravných nehôd, krádeží vozidla alebo dopravných priestupkov. Týmto sa predchádza nejasnostiam a zbytočným komplikáciám,“ hovorí Petra Mišovičová. Pri operatívnom lízingu je postup jednoduchší, kde používateľ nahlási poistnú udalosť a zdokumentuje ju, no ďalší postup už je v rukách lízingovej spoločnosti.
Bezpečnostné zásady
Firmy, ktorým záleží na bezpečnosti svojich zamestnancov, môžu do Car Policy zahrnúť minimálne bezpečnostné štandardy, ako povinnú výbavu vozidiel – airbagy, ABS, parkovacie senzory a podobne. Ako vyplýva z praxe Business Lease, pri vyššom a TOP manažmente si používatelia vozidiel radi volia elektronizačné stabilizačné prvky a najmä asistenciu riadenia. Popri adaptívnom tempomate, či adaptívnych LED svetlometoch, je to aj head-up display, Line Assistant na sledovanie jazdných pruhov, asistent rozpoznávania únavy, asistent rozpoznávania značiek, asistent rozjazdu do kopca, kontrola slepého uhla, senzory, či parkovacia kamera.
„V Business Lease však odporúčame všetkým našim klientom program zodpovednej jazdy GoBetter!, ktorý kombinuje monitorovanie štýlu jazdy a školenia defenzívnej jazdy. Tieto opatrenia môžu výrazne znížiť nehodovosť a zároveň prispieť k ekologickejšej prevádzke vozidiel,“ dodáva Petra Mišovičová.
Používanie a výmena vozidiel
Car Policy stanovuje maximálnu dobu používania vozidiel, či už časovo, najčastejšie 4 roky, alebo podľa počtu najazdených kilometrov, obvykle 120 000 km. Tieto údaje sú kľúčové pre efektívnu správu a obmenu vozidlového parku. Dôležité sú aj pravidlá pre čerpanie pohonných hmôt, používanie tankovacích kariet a povolenie súkromného využívania firemných vozidiel s určením, či kilometre platí za zamestnanca firma, alebo ich platí zamestnanec.
Údržba vozidiel
Dokument zvyčajne rieši aj zodpovednosť za údržbu vozidiel. Ak ide o operatívny lízing, údržbu často zabezpečuje lízingová spoločnosť, čo je jednou z výhod tejto služby. Pri vozidlách vo vlastníctve sa o pravidelný servis stará firma, drobné úkony, ako doplnenie oleja, či ďalších prevádzkových kvapalín rieši vodič.
Vrátenie a vyradenie vozidla
Car Policy by mala obsahovať aj postup pri vrátení služobného vozidla, napríklad po ukončení pracovného pomeru, a postupy pri vyradení vozidiel – či už ich firma predá, alebo vráti lízingovej spoločnosti.
